Revisionssichere Archivierung gemäß GoDB

Die am am 14. November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten GoBD-Vorschriften (Ausg. 2023) zur revisionssicheren Archivierung (digitaler) Dokumente gelten seit 2015 (ratz-fatz) zwingend und ausnahmslos für alle Unternehmer, Freiberufler und Selbständige und in gleicher Weise für Vereine und Verbände. Ja: auch für die!

Zwar scheint dies im Moment (Stand Oktober 2026) noch nicht in alle Tiefen vorgedrungen zu sein (Steuerberatung: „zu neu …“, „keine Erfahrung …“, „noch keine Betriebsprüfungen nach diesen Grundsätzen …“), aber das ändert sich und ich hörte kürzlich, dass tatsächlich schon Betriebsprüfungen stattgefunden hätten, die die seit nunmehr elf Jahren (!) geltenden gesetzlichen Vorgaben bewerteten. Chapeau!

Ende der Vorrede. Wie auch immer: der Steuerbürger sollte gewappnet sein!

Das Problem

Da es sich bei diesem Thema (es betrifft vor allem digitale Dokumente - also z.B. Rechnungen, die als PDF-Anhang in einer Mail zugesandt werden, weil [online] ein Sideboard für das Büro gekauft wurde) doch um eine eher technische Herausforderung handelt, sehen sich viele Unternehmer – wahrscheinlich besonders Betreiber kleinerer Betriebe – schwerlich in der Lage, dies geeignet umzusetzen. Das beginnt bereits bei der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation. Nun kann man sich gewiss bei einem „Rundum-Sorglos-Anbieter“ einkaufen, was aber höchstwahrscheinlich nicht unerhebliche (gegebenenfalls sogar laufende) Kosten verursacht.

Meines Erachtens geht das aber auch (fast) kostenneutral.
Ich habe mir bereits vor einiger Zeit Gedanken dazu gemacht und in meinem Unternehmen ein kostengünstiges, tragfähiges und gut handhabbares System etabliert.

Die Lösung

Ich kann Ihnen Wege aufzeigen, wie Sie – auch als kleiner Unternehmer mit geringem Jahresgewinn – die gesetzlichen Forderungen kostengünstig erfüllen können und Sie bei der Umsetzung unterstützen (einmalige Kosten):

Begutachtung Ihrer Geschäftsprozesse vor Ort

Berlin-Brandenburg: reduzierter Stundensatz (50 €)

sonst: zzgl. Reisekosten

alternativ: genaue Beschreibung anhand eines zur Verfügung gestellten Fragenkatalogs (kostengünstiger, aber ggf. mehr Aufwand auf Ihrer Seite)

Vorschläge zur Realisierung

Kosten-Abschätzung

ggf. Beauftragung und Umsetzung:

Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Installation, Einrichtung und Inbetriebnahme der nötigen Software
oder: „Fahrplan“ dafür — wenn Sie es selbst machen wollen

Erstellung einer Dokumentation inklusive Handbuch zur Bedienung

auf Wunsch Einführung des Personals in die Abläufe

Mein Stundensatz beträgt 85 €, wodurch Sie vermutlich einem vergleichsweise günstigen Angebot entgegensehen können.
Nicht unwichtig: Produktverantwortung — Auch nach Abschluss des „ersten Aufschlags“ stehe ich Ihnen weiterhin für Fragen und/oder notwendige Anpassungen kostengünstig zur Verfügung.

Komtaktieren Sie mich bei Interesse gern über mein Kontaktformular, ich melde mich schnellstmöglich (normalerweise binnen 24 Stunden) bei Ihnen.