E-Rechnung – was ist das?
Ganz allgemein: Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch
übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend
digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge
möglich.
Es gibt (in Deutschland) zwei Arten von E-Rechnungen:
- ZUGFeRD
Hierbei handelt es sich um ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. - XRechnung.
In diesem Fall wird nur die XML-Datei zur Verfügung gestellt.
In beiden Fällen sind alle Rechnungsinformationen strukturiert in der XML-Datei
abgelegt, im ersten Falle ist die Rechnung auch noch von einem Menschen ohne
Hilfsmittel lesbar.
Rechtliches – Zeitplan
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung
gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes
für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für
die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Noch Fragen?
Falls Sie als Auftraggeber Fragen zu diesem Thema haben oder spezielle Wünsche:
kontaktieren
Sie mich gern.
Führen Sie selbst ein (kleines) Unternehmen und haben sich
bislang noch nicht oder nicht umfassend mit diesem Thema befasst, können Sie
natürlich ebenso bei mir um Rat nachfragen.
Für alle, die sich noch eingehender mit der Problematik E-Rechnung auseinandersetzen wollen, empfehle ich einen Aufsatz, der sich umfassend mit den Befürchtungen und mit Lösungsansätzen auseinander setzt.
noesis it-büro und die E-Rechnung
Obwohl für mich als Kleinunternehmer noch keine Verpflichtung besteht, werde ich ab Januar 2025 ausschließlich E-Rechnungen erstellen. Dafür nutze ich – aus Gründen der (einfachen) Lesbarkeit auch für Menschen – das ZUGFeRD-Format.
Zwischendurch: Verwandtes Thema
In diesem Zusammenhang (Unternehmens-Organisation) interessieren Sie vielleicht auch meine Gedanken und Aktivitäten zur revisionssicheren Archivierung.
Was brauche ich dafür?
Für die Erstellung der Rechnungen nutze ich das kostenfreie Tool PDF24, welches die Möglichkeit „Rechnung erstellen“ bietet. Wiederkehrende Informationen (z.B. die des Rechnungsstellers) können dabei als Vorlage gespeichert werden, was äüßerst praktisch ist.
Für den Empfang von Rechnungen eine E-Mail-Adresse:
Als IT-Spezialist kann ich natürlich XML-Dateien auch ohne spezielle Hilfsmittel lesen, aber es gibt darüber hinaus (kostenfreie) Möglichkeiten der Visualisierung und Validierung.
Dafür empfehle ich ein kostenfreies Tool von AddInWorld:
SmartTools E-Rechnung Viewer
(Beschreibung)
Dieses kleine Programm läuft lokal auf Ihrem Rechner und kann sowohl ZUGFeRD-Rechnungen
anzeigen (beide Teile), als auch reine XML-Dateien visualisieren. In beiden
Fällen ist auch eine Validierung möglich, die auf Wunsch einen Prüfbericht bereitstellt.
Für den Betrieb ist eine Registrierung mit Name und E-Mail-Adresse erforderlich.
Zur – GoDB-konformen 1) – Validierung eignet sich auch der E-Rechnungs-Validator von GrandTotal, der mit JavaScript im Browser arbeitet, so dass die Dateien auf dem eigenen Rechner verbleiben (ich habe das überprüft: die Aussage des Herstellers stimmt). Die Prüfung scheint hier etwas strenger zu sein als beim vorgenannten Tool.
Bevor ich diese beiden Tools Mitte September 2026 in Betrieb genommen habe, empfahl ich einige andere Möglichkeiten zur Visualisierung und Validierung, die aber unter Umständen nicht vollständig der GoDB entsprechen.
Speziell zum Thema Visualisierung und Validierung bitte unbedingt die Updates vom 16. September 2026 und 6. Oktober 2026 beachten!
Beispielhafte E-Rechnungen
Für Kleinunternehmer bzw. E-Rechnungen an nicht-öffentliche Auftraggeber gibt es ein paar kleine Stolperfallen (siehe auch unter 13.3. [S. 84] in der Spezifikation XRechnung 3.0.2 (alle Versionen) von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, Bremen):
- es muss eine Zulieferer-Referenz angegeben werden,
- es muss eine Steuerkategorie angegeben werden („E“),
- es muss ein Steuersatz von 0 % gewählt werden,
- da keine Umsatzsteuer erhoben wird, muss dies begründet werden.
Einiges hatte ich zunächst versäumt, wodurch die Validierung fehlschlug. Nachdem diese Angaben ergänzt waren (als Zulieferer-Referenz wurde „nicht zutreffend“ eingetragen und als Begründung für nicht erhobene Umsatzsteuer „kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach $19 UStG“), wurde auch die Überprüfung bestanden.
- ZUGFeRD-Rechnung (PDF)
- XRechnung (XML herunterladen oder im Browser anzeigen [in neuem Tab/Fenster])
Diese Dateien wurden mit PDF24 erstellt und mit den oben angegebenen Validatoren (RIB Software GmbH und EPO Consulting GmbH) erfolgreich überprüft.
1) GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Update 2. Juli 2026
Bei der heutigen Rechnungserstellung stellte ich fest, dass PDF24 neue Optionen anbietet, allerdings sind das optionale Angaben wie z.B. (Variablen-Kennung für Ersteller/Empfänger):
- Globale ID (BT-29/BT-46) und Typauswahl dazu und
- Registernummer (BT-30/BT-47) und Typauswahl dazu.
- PDF / ZUGFeRD / EN16931
- PDF / ZUGFeRD / Extended
- PDF / ZUGFeRD / XRechnung
Weil ich zunächst mit diesen drei Optionen nichts anfangen konnte, recherchierte ich kurz und fand heraus, dass die Standardvorgabe (ZUGFeRD / EN16931) nach wie vor für einen Kleinunternehmer die richtige Wahl ist.
Das Internet weiß dazu:
Wählen Sie die Stufe (das Profil) passend zu Ihrem Kundenkreis:
- BASIC / EEN16931 (für B2B-Kunden und Privatpersonen):
Die beste Wahl für Standard-Rechnungen an Unternehmen, Dienstleister oder Endverbraucher. Die Daten sind maschinenlesbar, die Datei ist leicht und für die meisten Geschäftsprozesse vollkommen ausreichend.- EXTENDED (für komplexe Lieferketten):
Wählen Sie dies nur, wenn Sie detaillierte strukturierte Branchenstandards (z. B. komplexe Bauwirtschaft) oder spezielle Logistikdaten übermitteln müssen.- XRECHNUNG (für Behörden und öffentliche Auftraggeber):
Dies ist kein klassisches ZUGFeRD, wird von PDF24 aber im gleichen Menü angeboten. Sie dient als reiner Datensatz im XML-Format und hat keine visuelle PDF-Ansicht. Zwingend erforderlich für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen (Bund, Land, Kommunen).
Update 16. September 2026
Aufgrund einer Beurteilung der Verfahrensdokumentation der revisionssicheren Archivierung bekam ich den Hinweis, dass die Verwendung eines Internetportals wegen der (notwendigen) Übermittlung von Kundendaten möglicherweise ein Daten-Sicherheits-Problem darstellt. Besser wäre in diesem Fall eine lokale Lösung.
Deshalb begab ich mich auf die Suche und fand auch eine Software, welche sowohl
reine XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen visualisieren und validieren kann.
Ich habe das für beide Varianten mit einer (absichtlich „kaputten“) XML-Datei geprüft.
Eine reine Validierungsmöglichkeit (für selbst erstellte Rechnungen) fand ich ebenfalls.
Update 6. Oktober 2026
Herr Timo Kleemann, Gründer von BillingEngine, wies mich Ende September auf zwei ungültige Verweise in der obigen Beschreibung hin, die natürlich zeitnah repariert wurden. Herzlichen Dank dafür!
Auf BillingEngine werden verschiedene interessante Tools zum Thema E-Rechnung angeboten: wer keine Software installieren möchte, nur wenige Rechnungen erstellen muss oder etwas Geld in die Hand nehmen möchte, für den lohnt sich ein Blick auf dieses Portal! Außerdem gibt es dort zum Beispiel auch einen kostenlosen E-Rechnungs-Validator sowie einen Viewer für XRechnungen.